寫給編輯的基礎功：你不該浪費時間設定那些格式的事！

以現階段編輯的年齡應該絕大多數都落在「電腦出現後」的數位排版的年代了吧？應該很少人想像得出來以前鉛字排版的年代，前輩怎麼把一本書、一張報紙印出來的吧？我也沒看過，也沒經歷過，但我可以理解也可以想像，比如說他們應該會告訴排版廠：「我這裡的字，要用幾級（多大的）字」、「我那裡的字要用多小的字，要換成什麼樣的字體」、「我這段後面要多空一行」⋯⋯諸如此類的。

所有人都會使用電腦後，word不是大家第一個使用的軟體，也會是前三名吧？（喔沒有，1979年出生、高一玩電腦的我，第一個使用的東西是DOS，文字軟體是PE2，都是要下指令的。）那麼是不是大多數人，最常做的事就是打開檔案打字、設定那些自己覺得應該要設定的格式？大標、粗體、斜體、底線⋯⋯花俏一點的加了五顏六色，再早年一點玩玩「文字藝術師」這些鬼東西。（喔，這我在word95就很會玩了，玩到我上學有一門課word97老師上課都在睡覺，我做得都比他上課教得漂亮！）

於是「編輯」跟「設計」這兩件事，好像就混為一談了。

特別是後來的孩子們都要做漂亮的paper交一大堆報告、學習歷程、簡報、論文⋯⋯但好像沒有人說過「編輯」與「設計」是分開的，對吧？（呵呵呵呵呵呵）我之所以可以用「資管科」的學歷進到出版社的其中一個理由是我在學校就是負責所有文宣製作的人，在別人的word檔醜得要命的時候，我就能用word變出很好看的版面，我會用那時候難用的繪圖軟體做出可能比2024年現在十七八歲小孩做的卡片還好看的版面。

「做書」的編輯，最重要的一件事是：拿掉你對你的文字檔要是「設定好格式」的執念。不要企圖在「編輯」（校稿時）把你手上那個文檔「排得美美的」。（這不關你的事啊，親愛的！你知道你排好的東西，交到排版、設計的手中都是砍掉重來的嗎？）

這大概是我進出版社第一件學習的事。我的職務是「責任編輯」，工作內容是把當時作家們傳來的稿子，如果是傳真、手寫的，要發打字公司打（我們稱「發打」）若是當時年輕一點或是已經學會打字的作家是用email寄來文字檔，那我就得把文字印出來校對後再回傳給作家們看過一遍，最後整理好檔案，連同要一起排版的圖檔標示好，整理好資料夾「燒光碟」「叫快遞」送去給美編設計、排版（有時候最後一校要直接去美編家校稿，坐在美編旁邊）

*天殺的講得好像我是上世紀的編輯XDDD。沒有，我是2000年成為編輯的XDDDDD

什麼是「整理好的檔案」（我真的寫過很多次了。）

以我的書為例：

很多人交給設計的檔案自己超認真的弄成這樣：

欸不是，你幹嘛花時間排版？你排出來的又不能用，浪費什麼時間？正確來說應該要這樣：

在這之前，版型設計應該都設計好了，「篇名頁」的意思是「以下套用篇名頁的版型」，做出來就會是這樣：

而資料夾的檔案會長這樣：

那麼有人會問：設定字體、段落空大一點、斜體、粗體、註解、引文要怎麼辦？

這裡我得先說明幾件事，有些編輯規則是一樣的，你要先弄懂編輯規則，然後「理出一套自己的溝通方法」去跟「設計」「排版」溝通。比如說下面這張圖：

文字交給排版的文字檔會是這樣：

日本的入關工作人員像在台灣的工作人員那樣，一邊無奈要國外的旅人們注意自己的入境表單有沒有填寫好，一邊又幫忙大家檢查。大部分的人都忘記填寫飯店名稱，像我在airbnb訂房的，工作人員還會問上一句：「airbnb？」。「yes。」我回答。

等到我受檢時。一個月留在日本的期間，果然還是被多問了一下<e>*<e>。英文、日文都無法好好表達我的意思，海關人員更是不清楚我為什麼待那麼久，最後只好拿出筆寫上「旅遊、大阪、京都、嵐山、和歌山。」

買好京阪兩日券想到JR服務處買原小金鋼的ICOCA卡。看著長長的人龍，再看看時間，如果錯過到守口的巴士，勢必要再等上一些時間。

我向後頭排隊的中國旅客說：「我想我還是放棄好了，這不知道要排到何時。」我們最開始聊起的是哪些票要到哪裡買？都說中文，都來旅遊，每個人的目的地都不同，也不一定能幫上對方。

<e>

*通常旅行比較長時間的旅客會被詢問是不是到日本工作？

這裡的<e>只是一個「標記」告訴設計「這裡幫我弄成設計的格式」，你要怎麼標記都可以，只要你、設計看得懂，你能告訴設計就好；你不需要自己動手排好像下面一樣。進版面完全都是「依照」版面設計（我們稱為版型）來設定規則，你花那麼多時間設定幹嘛？

而其他內文的格式，你也可以以此類推：

例如：

那它的文字檔如下：

我跟爸媽去爬山。我帶了一本英文書《<I>This is a book<I>》上面告訴我，<B>書<B>的英文是什麼。

##

裡面提到了一句話：

##

<引文>This is a book<引文>

##

<I>代表斜體，<B>代表粗體，<引文>代表要變化字體（中文裡我們可能是換成楷體或宋體，這編輯自己決定，跟設計說好就好，全書統一。）##是空行。

而這些標記，都是編輯自己決定，你要讓設計看懂「你要的是什麼」而不是「花時間做給設計」欸，別傻了，如果你做得出來，你找設計幹嘛？你真的想要做到編輯連設計排版都一手包嗎？業界的確有編輯是負責排版的，我也是這樣被訓練出來的。但你如果「只是負責編輯」不要浪費那些時間！

設計的事交給設計，如果都已經是這樣分工了，就不要自己跳下去做設計。還有很多人「做了美美的ppt」只為了叫設計「幫我照這樣做成可以印刷的檔」（那你幹嘛不在設計、排版軟體做就好？你都學得會ppt了XDDDDD）還有人做在excel也令我扉夷所思。

既然「做書」都已經分工：文字歸文字，設計歸設計，那編輯就不要浪費時間去做設計的事。編輯要做的事是搞清楚自己編輯文字中的所有格式，什麼時候是大標（跟前後段空多少）、哪個是小標（跟前後段空多少）、文裡加重語氣的地方在哪裡、注解怎麼標（是1234，還是一篇裡只有一個用*）注解要隨頁標？隨章標？還是全書放在最後？（電子書裡沒有隨頁標這事，通常是隨篇）引文前後要跟內文空一行、英文書名要斜體、加重語氣是要粗體還是有些人在文下標點點？

文字檔裡弄個標記標出來就好（不是設定格式，不要設定格式，請筆記一百萬次謝謝！不同電腦打開的格式都會不一樣，你用windows的word開，我用iOS的pages看，你設的所有字體都會跑掉～～～就連「粗」「斜」體都會看不出來。拜託不要設定格式。）

「編輯的規則」大方向都在那裡，如果是多人編輯的書，那就「自己編輯的部分」統一格式，有條理、有系統的照一定的編輯規則統一它們的格式即可！因為「文字編輯」有它一定的、標準的規則。

至於「進到版面」（紙本書或電子書的設定），或者有一個工作順序應該被理解的：文字書在全部文字進到版面排版前，會有一個步驟叫「版型設定」這是要將一本書的樣式設定出一套設定好的規則，那些你編輯上覺得「格式應該怎樣的」，都會在「版型設定」這一關被討論：大標我覺得可以再大一點、段落距離可以大一點、字距再小一點、字級再大一些、小標離內文再多空一些、我的引文要用楷體、注解偏上的字體可以再小一點點點、全文我要用文鼎明體，數字可以再找個漂亮的字體嗎？⋯⋯諸如此類（有沒有，你在文字檔改個屁，因為進版面跟你的word檔根本不一樣，你不要浪費時間啊，你把文字改對來、標記標清楚就好！）

不要浪費時間做這些不干你的事的事，然後抱怨工作做不完，花時間把自己的專業搞好，讓自己能專業的與人溝通，跟別人說「請你幫我把這本書做成這樣」！

同場加映：

很多行銷發稿也很愛自己標大標小標，有的還很愛用ppt做好一張banner給你！我通常會叫那些行銷：要不要去學一下繪圖軟體？（不要傻傻真的覺得自己做比較快，一張圖、小小的，自己做是比較快，但你試試，三十張不同尺寸我花三小時，你要不要做一天？最好不要讓老闆知道「你會做設計」，雖然現在很多老闆開出的需求都是這種多工的，但有預算外發的，你不要浪費自己的時間！）

以下列的banner為例：

行銷給來的檔案是，書封原檔，以及尺寸、文字內容：

設計就會把它設計好了。（你花時間自己做幹嘛，你都要花錢找人做了。）

（後續有修改一部分內文，就是排好後發現不需要那麼多字而拿掉）圖片：小麥田出版，《媽媽是房子》，原圖©️Aurore Petit歐霍荷．珀蒂

把工作的規則找出來，去把「交辦的時候怎麼溝通細節」這件事搞清楚，不是自己浪費時間在那裡做出「不能用的東西」（不能印刷、不是排版檔的東西）專業的交給專業，你把你的專業搞定就是了。

「編輯」的專業，是非常細瑣，從文字上的專業，到版面，到印刷⋯⋯全部都是專業，而這之中，越能把專業度提升的人，就越容易與他人溝通！喔對！「做一本書所需要的溝通」也全部都是一個編輯需要具備的專業。不然你怎麼溝通？自己埋頭苦幹？別傻了難怪你覺得工作很痛苦！

可以的話，把「編輯」視為一個「統籌」的職務！你會要把關一本書從文字、圖檔、編排、印刷所有的細節，你要有能力統籌你所需要有人協助你一起完成的事！在那之前，除了「文字能力」外，請強化你所有在這個專業上的能力，那會使你工作、做書更有趣！

（不要把自己做小了。意思是。但要把自己做大，要下的功夫，就要很多！）

但我到底為什麼要不厭其煩的寫這些事？因為，做書、跟專業的人做書真的是一件很有趣也很開心且很有成就感的事！（跟不專業的人做書，我就要一直講這些事）