基進管理：從遙距辦公談起

一場武漢肺炎，讓大量港人遙距辦公，效率急降，有銀行多家分行下週起暫停，昨天大排長龍。疫症固然是危機，卻同時也是組織管理方式改朝換代的契機。借此機會，分享我在組織的幾項管理原則，我統稱為基進管理，radical management。

基進管理顧名思義是要從根本出發，重新思考協作方式，滿足現代以至未來的需求。我的倡議不見得放諸四海皆準，也肯定不是要求嚴謹依從的鐵則，但至少可視作管理方針起點的四項預設。

一、遠端溝通

首項正是遠端溝通，遙距辦公。所謂預設，就是說並非社會發生特別事故才突然手忙腳亂改行遠端，而是反過來本就遙距，遇上需要當面溝通、交收等情況，同僚才走在一起。

現代社會有條件把辦公地點的預設反過來，不用多解釋，當然是因為互聯網的普及和溝通工具的成熟。以我們團隊為例，每天香港時間 1130 各成員不論身在何方，自動自覺會上線參與「standup」，即物理世界中務求簡短站立進行的例會，逾時不候；遇有成員日程相沖或身處正值深夜的時區，會後自行觀看系統自動錄影即可，無須別人複述也不會錯過同僚的報告、討論甚至屏幕分享等細節。以往需要跨國企業才有條件安裝的系統，當下最流行的是去年剛在納斯達克掛牌的 Zoom，手機安裝個軟件即可用，也可以傳統電話打入，成本低至免費，即使想要額外服務也不過 15美元月費，只相當於幾個人交通往返一天的車費。

與遙距相輔相成的另一個溝通重點是異步（asynchronous）。見過不少人，老闆或客戶一通電話打來，就得馬上打斷本來的工作或飯局去處理，這就是最典型的，也是我最受不了的同步式溝通。我並不否定同步溝通在某些情況必要，否則也不會有上述的每日例會，但這世界實在有太多人，拍腦袋想起甚麼想要甚麼就認為別人可以也應當即時配合，這是我把手機來電徹底關掉多年，WhatsApp 帳號刪掉的原因：節奏和專注很重要，找我對話請預約，我媽除外。

針對非同步協作，網上也有各種好用又免費的軟件，科技新創圈都很熟悉，如 Slack、basecamp、Trello、Airtable 等多種，當然還有越益被忽略但老而彌堅的電郵。安裝軟件簡單，改變以自我時空為中心的思考方式困難，要求個人編排工作，溝通前先做好準備等，不但改善工作習慣，更是一份修養。

不過對於很多管理者，遙距工作的最大阻力並非溝通方法，而是只要同事不在視線範圍埋首（貌似）工作就感覺不踏實。但這正正是更有必要摒棄、更為過時的監工心態。不是天真地否定人有惰性，而是即使有也要透過改善個人素質和加強信任處理。況且對於知識工人的管理者，以為對方坐在自己面前就代表正在認真辦公，才是真正的天真吧。

不厭其煩地重複，預設遠端溝通原則並非完全排斥當面交流，機構大可以安排每週或每月一次的聚首日，讓同僚走在一起以最傳統的方式溝通，也產生非形式互動，加深了解。偶而的聚首有助培養默契，反過來每天營營役役共處一室，也可能相交淡如水。

遙距辦公的好處除了降低交通成本，騰出時間專注生產和創作，和在特別情況度過社會停擺之外，更重要的是大幅提高業務擴充的彈性。月前參與一頓創業者聚餐，老闆們紛紛大嘆招聘艱難，香港人才庫不足。這些固然都是人所共識的事實，但改變不了大環境的我們，若能克服遠端溝通的困難，就代表招聘和外包的選擇對象不再侷限於香港，而是來自全球，豁然開朗。

老海鮮或許以為巨型跨國企業才會於世界各地招聘，多國團隊協作，實際上如 WordPress、Elastic 等公司，和近年的區塊鏈相關團隊，都是全球招聘，不設辦公室，所有同事遙距工作。我身邊好些朋友，團隊才不到十人，人員已經分佈在不同國家、多個城市、數個時區，武漢肺炎對他們公司運作的影響，可說是零。

（待續）

# 刊於《明報﹣星期日生活》 2020.02.02 chungkin Express 專欄

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